Çoğu şirket, kuruluş sırasında aldığı ruhsat ve izinleri bir kez tamamladıktan sonra bu konuyu kapanmış bir dosya olarak görür. Oysa faaliyet alanı değiştiğinde, yeni bir şube açıldığında, bina kullanım amacı değiştiğinde veya sektörel bir düzenleme güncellendiğinde, yıllar önce alınmış bir izin veya ruhsat sessizce yetersiz hale gelebilir.
Bu tür boşluklar genellikle beklenmedik bir denetim, bir şikâyet ya da bir ihale veya kurumsal durum tespiti sürecinde gün yüzüne çıkar ve o noktada geriye dönüp düzeltmek, önceden fark etmekten çok daha zor ve maliyetli olur. Aşağıdaki 9 madde, şirketinizin ruhsat, lisans ve izin yükümlülükleri açısından nerede durduğunu görmeniz için pratik bir kontrol listesidir.
Yetkili idareden usulüne uygun ruhsat alınmadan işyeri açılamaz ve çalıştırılamaz; ruhsatsız açılan işyerleri yetkili idareler tarafından kapatılabilir. Burada asıl risk, zamanında alınmış bir ruhsatın unutulması değil; şirketin faaliyet konusu, adresi veya bina kullanım şekli değiştiği hâlde ruhsatın güncellenmemesidir. Yeni bir şube, depo, showroom veya ofis açtıysanız, oradaki ruhsatın sadece "ofis" değil gerçekte yapılan işi kapsadığından emin olun.
İşyerleri; sıhhi ve gayrisıhhi işyerleri ile umuma açık istirahat ve eğlence yerleri olarak ayrı rejimlere tabi tutulur; konaklama, eğitim, sağlık veya gıda gibi bazı alanlar da kendi özel izin sürecine sahiptir. Şirketinizin faaliyet tanımının hangi kategoriye girdiğini ve bu kategoriye özgü ek belge (kullanım izni, kapasite raporu, hijyen belgesi vb.) istenip istenmediğini netleştirin.
Bankacılık ve finansman şirketleri, elektronik para/ödeme kuruluşları gibi finansal faaliyetler BDDK'nın; sermaye piyasası faaliyetleri SPK'nın; elektrik, doğal gaz, petrol ve LPG gibi enerji faaliyetleri ise EPDK'nın lisanslama ve denetim alanına girer. İş modeliniz büyüdükçe veya değiştikçe (örneğin bir e-ticaret şirketinin kendi ödeme altyapısını kurması gibi), fiilen bu kurumlardan birinin düzenleme alanına girip girmediğinizi yeniden gözden geçirin; lisanssız faaliyetin sonuçları ağır olabilir.
Bilgisayar programları telif hakkı kapsamında korunur ve büyük yazılım sağlayıcıları lisans sözleşmeleri kapsamında şirketlerin kullanımını denetleme hakkına sahiptir. Pratikte en sık görülen sorun kötü niyet değil büyümedir: çalışan sayısı artmış, yeni cihaz eklenmiş ama lisans sayısı güncellenmemiştir; ya da deneme/kişisel lisanslar kurumsal ortamda kullanılmaya devam eder. Yıllık bir iç envanter çıkarmak (kaç cihaz, hangi yazılım, hangi lisans türü) bu riski büyük ölçüde azaltır.
ÇED süreci, bazı faaliyetleri doğrudan ÇED'e tabi tutan bir liste ile, belirli eşiklerin üzerinde kalan faaliyetler için önce "ÇED gereklidir / gerekli değildir" kararının alınmasını öngören ikinci bir liste üzerinden işler. Üretim, enerji, altyapı veya belirli ölçekte imalat yapan şirketler için bu konu, yalnızca ilk tesis kurulumunda değil; sonradan yapılan genişleme veya kapasite artışında da yeniden gündeme gelebilir. Yeni bir tesis, hat veya kapasite artışı planlıyorsanız, bunun ilgili eşiklere girip girmediğini önceden sorgulamanız gerekir.
Çoğu ruhsat ve lisans, tek seferlik bir onay değil, süreklilik gerektiren bir yükümlülüktür; ilgili bakanlık, belediye veya düzenleyici kurum periyodik denetim yapabilir. Son denetim raporunuzun ne zaman yapıldığını, hangi eksikliklerin not edildiğini ve bunların kapatılıp kapatılmadığını bir yerde takip ediyor musunuz? Dağınık bir denetim geçmişi, bir sonraki denetimde "tekrarlanan eksiklik" olarak değerlendirilme riski taşır.
İşyeri açma ruhsatı süreçlerinde yangına karşı gerekli tedbirlerin alınmış olması aranır; bina genel olarak bu tedbirleri karşılıyorsa, yapısal bir değişiklik olmadıkça her işyeri için ayrıca bireysel bir rapor istenmeyebilir. Ancak ofisinizde tadilat yaptıysanız, bölme duvarı eklediyseniz, çıkış yolu değiştiyse veya bina yönetimiyle bu konuyu hiç teyit etmediyseniz, mevcut durumun hâlâ geçerli olduğundan emin olmak için ilgili belediye itfaiye birimine danışmanız faydalı olur.
Tüketiciye yönelik her türlü ticari reklam ve haksız ticari uygulama, Reklam Kurulu'nun denetimine tabidir; Kurul, aykırı bulduğu reklamların durdurulmasına ve idari yaptırıma karar verebilir. Fiyat/indirim iddiaları, karşılaştırmalı reklamlar, "en", "ilk", "garantili" gibi abartılı ifadeler veya influencer iş birlikleri bu kapsamda en sık sorun çıkan alanlardır; pazarlama ekibinizin güncel kılavuzlardan haberdar olup olmadığını kontrol edin.
CE işareti her ürün için değil, ilgili teknik düzenlemenin bunu öngördüğü ürünler için zorunludur; kapsam dışı bir ürüne CE işareti konması da ayrıca yasaktır. Fiziksel ürün üretiyor, ithal ediyor veya markalıyorsanız; hangi ürün grubunun hangi teknik düzenlemeye tabi olduğunu ve uygunluk beyanı/teknik dosya yükümlülüğünün kim tarafından (imalatçı, ithalatçı, dağıtıcı) taşındığını netleştirmeniz gerekir.
Ruhsat, lisans ve izin konularını tek tek, manuel olarak taramak çoğu şirket için zaman ayrılamayan bir iş haline geliyor. Hukuk Check-up, bu alanı da kapsayan 8 alanlı anketinizi birkaç dakikada doldurmanızı sağlıyor ve AI destekli bir raporla şirketinizde nerede boşluk olabileceğini size gösteriyor.