Şirketlerde "hukuki risk" denince genelde akla sözleşmeler, davalar ya da KVKK gelir; imza sirküleri, pay defteri, yönetim kurulu kararları gibi "arka plan" evrakları ise çoğu zaman kimsenin gündemine girmez. Oysa bu konular tam da gündeme girmediği için risklidir: şirket günlük işlerine devam ederken kimse fark etmez, ama bir banka kredisi başvurusunda, bir yatırımcı due diligence sürecinde, bir ortak anlaşmazlığında veya bir denetimde aniden karşınıza çıkar.
Üstelik bu sorunların çoğu geçmişe dönük düzeltilmesi zor ya da maliyetli hale gelir. Yıllardır yapılmamış bir genel kurulu veya güncellenmemiş bir pay defterini sonradan düzeltmek, baştan doğru tutmaktan çok daha fazla zaman ve emek gerektirir. Aşağıdaki sekiz madde, şirketinizin kurumsal yapısını hızlıca gözden geçirmeniz için pratik bir kontrol listesidir.
Şirket adına kimin, hangi sınırlarla (tek başına veya birlikte imza ile) imza atabildiği ticaret sicilinde kayıtlıdır ve temsil yetkisinin asıl kaynağı budur. Görevden ayrılan bir yönetici veya müdür sicilde hâlâ "yetkili" olarak görünüyorsa, ya da yeni atanan bir yetkili henüz tescil edilmemişse, bu durum şirketi ciddi bir temsil karmaşasına sokar. Yönetimde veya ortaklık yapısındaki her değişiklikten sonra bu kaydın güncellendiğinden emin olun.
İmza sirküleri, şirket adına kimin hangi sıfatla imza atabileceğini gösteren resmi bir belgedir ve dayanağı ticaret sicilindeki güncel yetki kayıtlarıdır. Son yıllarda bu alanda bazı usul kolaylıkları getirilmiş olsa da bankalar, noterler ve iş ortakları kanunen güncel bir sirküler talep etmektedir. Yetkili değiştiğinde elinizdeki belgenin fiilen güncellenip güncellenmediğini kontrol edin.
Çoğu şirketin ana sözleşmesi kuruluş anında yazılır ve bir daha hiç elden geçirilmez; oysa ortaklık yapısı, yönetim modeli, sermaye veya faaliyet konusu zamanla değişmiş olabilir. Bununla birlikte ana sözleşmeye eklenmesi gereken yasal zorunluluklar da getirilmiş olabilir. Sözleşme metninizin, şirketin bugün gerçekte nasıl yönetildiğiyle ve kimin ortak olduğuyla uyumlu olup olmadığını gözden geçirin. Eski ve güncelliğini kaybetmiş bir metin, ileride yorum farklılıklarına ve belirsizliğe kapı açabilir.
Hem anonim hem de limited şirketler için pay defteri tutmak kanuni bir yükümlülüktür; bu defterde ortakların bilgileri, pay oranları ve pay devirleri yer alır. Küçük ve orta ölçekli şirketlerde bu defter ya hiç tutulmaz ya da ilk kurulduktan sonra bir daha güncellenmez. Son pay devrinin, sermaye artırımının veya yeni ortağın deftere işlenip işlenmediğini kontrol edin.
Şirketi yönetenlerin aldığı önemli kararların (sözlü anlaşmalar veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden değil) tarihli, imzalı ve düzenli şekilde bir deftere geçirilmesi beklenir. Bu kayıtların şekli şirket türüne göre değişebilir, ama "karar var ama hiçbir yerde yazılı değil" durumu, ileride bir anlaşmazlıkta kimin neyi ne zaman onayladığını ispatlamayı zorlaştırır. Son önemli kararlarınızın yazılı bir izi olup olmadığına bakın.
Hem anonim hem de limited şirketlerin, her hesap dönemi sonrasında belirli bir süre içinde olağan genel kurul toplantısı yapması gerekir; bu, sadece anonim şirketlere özel bir yükümlülük değildir. Uygulamada çok sayıda küçük ve orta ölçekli şirket, özellikle limited şirketler, bu toplantıyı yıllarca hiç yapmadan devam eder. Son genel/ortaklar kurulunuzun ne zaman yapıldığını ve düzenli bir rutine bağlanıp bağlanmadığını kontrol edin.
Bir genel kurulun yapılmış olması yetmez; toplantının kimlerin katılımıyla yapıldığı, hangi kararların alındığı ve bunların usulüne uygun bir tutanağa bağlanıp bağlanmadığı da önemlidir. Eksik veya gayriresmî tutulan toplantı kayıtları, ileride o kararın geçerliliğinin sorgulanmasına zemin hazırlayabilir. Son toplantınızın tutanağının eksiksiz ve erişilebilir olduğundan emin olun.
Bir pay devri, sermaye artırımı veya yeni ortağın şirkete girişi gibi değişiklikler, sadece ortaklar arasında yapılan bir anlaşmayla değil, ticaret siciline tescil edilerek resmiyet kazanır. Şirketlerde zaman zaman "aramızda anlaştık, kâğıda yazdık" düzeyinde kalan ve resmi kayda hiç geçmemiş değişikliklere rastlanır. Son bir-iki yılda yaşanan ortaklık değişikliklerinin resmi kayıtlara yansıyıp yansımadığını kontrol edin.
Bu maddelerin her birini şirketinizde tek tek, doğru kişilerle ve doğru belgelere bakarak kontrol etmek zaman alır ve kolayca gözden kaçan noktalar bırakır. Hukuk Check-up, kurumsal yapı dahil 8 farklı alanda doldurduğunuz anketi tarayarak bu kontrolleri sizin için bir araya getiren, anlaşılır bir rapora dönüştürür.