Çoğu şirkette çalışan ilişkileri "işler yürüyorsa, sorun yok" diye düşünülür — ta ki bir işe iade davası, bir SGK denetimi veya ayrılan bir çalışanın ihtarnamesi masaya gelene kadar. Oysa iş hukuku riskleri genelde tek bir büyük hatadan değil, aylar boyunca göz ardı edilen küçük prosedür eksikliklerinden doğar: imzasız kalan bir sözleşme, kaybolan bir özlük belgesi, imzasız bir bordro, sözlü yapılan bir fesih bildirimi.
Bu risklerin fark edilmeme sebebi günlük operasyonun bir parçası haline gelmiş olmalarıdır. İK ekibi "her zaman böyle yapıyoruz" der, kimse geriye dönüp kontrol etmez. Aşağıdaki 9 madde, şirketinizin çalışan süreçlerindeki en sık rastlanan hukuki risk noktalarını gözden geçirmeniz için pratik bir kontrol listesidir.
Süresi bir yıl ve daha uzun olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılması yasal bir zorunluluktur. Yazılı sözleşme yapılmayan hallerde de işveren, çalışana iki ay içinde çalışma koşullarını gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür. Uzaktan çalışan personeliniz varsa bu sözleşmenin işin tanımı, yapılma şekli, süresi, yeri, ücret ve iletişim yöntemi gibi unsurları da içermesi gerekir. Şirketinizde hâlâ sözlü anlaşmayla veya eksik belgeyle çalışan biri var mı, bir kontrol etmelisiniz.
Kanun, her çalışan için bir özlük dosyası tutulmasını ve bu dosyada kimlik bilgilerinin yanında iş hukuku mevzuatının gerektirdiği tüm belge ve kayıtların saklanmasını zorunlu kılıyor. Pratikte bu dosyada iş sözleşmesi, kimlik bilgileri, SGK giriş bildirgesi, sağlık raporu, fazla çalışma onay belgeleri ve İSG eğitim katılım kayıtları gibi belgeler bulunması gerekiyor. Bir denetim geldiğinde her çalışan için bu dosyanın ibrazının kanuni zorunluluk olduğunu unutmayalım.
Fazla çalışma yaptırabilmek için çalışanın yazılı onayının alınması ve bu onayın özlük dosyasında saklanması gerekiyor. Ayrıca yıllık fazla çalışma toplamının belirli bir üst sınırı var. Şirketinizde fazla mesai "sözlü talimat, WhatsApp mesajı" ile mi yönetiliyor, yoksa yazılı onay ve düzenli kayıt sistemi mi var bu konuyu netleştirmek gerekir.
Çalışanın işe başlama tarihinden en geç bir gün önce "Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi" ile SGK'ya elektronik bildirim yapılması gerekiyor (inşaat, tarım ve balıkçılık gibi bazı istisnai sektörlerde işe başlanan gün içinde verilebiliyor). İşten çıkışlarda da benzer bir bildirim yükümlülüğü var. İK süreçleriniz bu takvimi hiç gecikmeden takip edebiliyor mu?
İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı görevlendirme zorunluluğu, çalışan sayısı ve işyerinizin tehlike sınıfına göre değişiyor. Az tehlikeli sınıfta olup az sayıda çalışanı bulunan işyerleri için de bu zorunluluk güncel mevzuatla genişletildi. "Biz küçük bir ofisiz, bize gerek yok" diye düşünüyorsanız bu varsayımı güncel mevzuata göre bir daha kontrol etmekte fayda var.
Kıdemine göre değişen asgari yıllık ücretli izin sürelerine ek olarak, genç ve yaşlı çalışanlar için ayrı bir asgari süre öngörülüyor. Çalışanlarınızın izin hakları doğru hesaplanıyor mu, kullanılmayan izinler yazılı izin defteri veya kayıt sisteminde kayıt altında mı? Çalışan sayınıza göre yıllık izin kurulunuz mevcut mu?
İş sözleşmesinin feshinde yazılı bildirim yapılması ve fesih sebebinin açık ve kesin şekilde belirtilmesi bir usul şartıdır. Çalışanın davranışı veya performansıyla ilgili bir fesih söz konusuysa, önce kendisine savunma hakkı verilmesi gerekiyor ve bu, disiplin süreçlerinin de temelini oluşturuyor. Bildirimin çalışana ulaştığının (tebliğ) ispatlanabilir olması da önemli. Şirketinizde fesih kararları "sözlü söylenip aynı gün kapı" şeklinde mi veriliyor, yoksa yazılı, gerekçeli ve tebliğ edilebilir bir süreç mi işletiliyor?
Kıdem tazminatı, her tam çalışma yılı için 30 günlük brüt ücret (ücrete süreklilik arz eden yol, yemek, ikramiye gibi ödemeler dahil "giydirilmiş brüt ücret") üzerinden hesaplanıyor; kısmi yıllar da orantılı olarak dikkate alınıyor. İhbar süresi ise çalışanın kıdemine göre kademeli olarak uzuyor. Burada kritik olan kesin TL tutarları değil, hesaplamanın hangi ücret kalemleri ve hangi süre üzerinden yapıldığının doğru kurgulanması ve güncel tavan tutarları sık değiştiği için her zaman o anki resmi rakamla teyit edilmesidir.
İş Kanunu, dil, ırk, cinsiyet, engellilik, siyasi düşünce, din ve mezhep gibi nedenlere dayalı ayrımcılığı yasaklar ve ihlal halinde çalışan belirli bir tazminat talep edebilir. Şirketinizde yazılı bir ayrımcılık/mobbing politikası ve şikâyet mekanizması var mı, yoksa bu konu sadece "iyi niyet" varsayımına mı bırakılmış?
Yukarıdaki listeyi şirketinizin tüm çalışanları, sözleşmeleri ve süreçleri için tek tek gözden geçirmek saatler sürebilir — ve genelde eksik kalır. Hukuk Check-up, iş hukuku dahil 8 alanı kapsayan kısa bir anketle bu kontrol sürecini sizin için bir risk raporuna dönüştürür.